Bir Organizasyonun Sahne Arkası

Se-lam Dünyalılar.

Aranızdan -umarım- bana sövenler yoktur. 'Tam geldim diyordu gene kayboldu. Yalancııı.' diye. Çünkü neredeyse bir aydır yazamamamın sebebi Instagram'dan takip edenler bilir (@yalnizamaozgur) benim organizatörü olduğum bir etkinliğin kapıda olmasıydı.



Vee etkinlik günü geldi çattı! 90 kişilik bir organizasyon ekibini yönetmeye çalışan 3 koordinatör ve bizim başımızda bir genel koordinatör. Tam anlamıyla kaos! Tabi eğer yönetme konusunda başarısız olursanız!


 Sahnedeki İlker Ayrık bu arada. Hani 'Ben Bilmem Eşim Bilir!' programının sunucusu varya. O işte. (Nasıl mı getirdik? ehehehe bu bi sır.)

Ben iki yıl önce Yazılım ve Teknoloji Zirvesi ile ilk hazırlık okurken tanıştım. Bizim için yani katılımcılar için çok basit geliyor. Gidip oraya gelen konuşmacıları dinlemek. Ama gerçekten işin iç yüzü  hiçte öyle değil.


Hazırlıklar yazın başlıyor. Temel olarak bir organizasyonun üç temel kolu var. Benim gözlemlerime göre yani.

1)Konuşmacılar
2)Organizasyon Ekibi
3)Katılımcılar

Konuşmacıların ayarlanmasına en az altı ay önceden başlanması gerekiyor. Bunun sebebi insanların yoğun olması, maillere geç dönmesi (cidden çok geç dönmesi 2 ay sonra dönen vardı arkadaş ya) gösterilebilir. Hem erken kalkar yol alır hacı.



Konuşmacı belirlemek kolay iş değil. Üniversitede çıkaracağınız herhangi bir etkinlik için diğer üniversitelerdeki benzer temalı olan etkinlikleri araştırmanızın gerekliliği kaçınılmaz. Bu size zaman kazandırabilir. Beyin fırtınaları, iş bölümleri... Ben sadece Barış Özcan'dan dönüş almak için bir hafta boyunca sabah akşam mail attığımı biliyorum.

Tabi olumsuz sonuç aldım ama olsun. Önemli olan denemekti.


Konuşmacılar belirlendikten sonra sıra reklam aşamasına geliyor. Bu ikisinin sırası değişmez. Çünkü belirli olmayan markaların konuşmacılarının reklamını yapıp katılımcı toplayamazsınız. Reklam için sosyal medyaya reklam verebilirsiniz. (Tabi parasıyla) ve broşür, afiş bastırıp izinler alarak bunu bulunduğunuz yerde dağıtabilirsiniz. 



Ve bir de organizasyon ekibi var. Biz bunu ekibi biraz geç topladığımız için sebebi de bizim etkinliğimiz kulüpteki ilk etkinlik olması, çoğu işi biz koordinatörler yapıyoruz. Bunun diğer sebebi de organizasyon ekibinin %90'ının tecrübesiz olması. O tecrübeyi, ekip ruhunu bir şekilde oluşturuluyor ama ekip sanki bir yıl önceden oluşturulabilse çok daha iyi olur aslında. 



Ama sonuç olarak harika bir etkinlik çıkardık ve ben öldüm. İşte bu kadar dünyalılar. Umarım arayı çok açmam. 

12 yorum

  1. Bir sonraki yazıya kadar kendinize cok iyi bakin :)))

    YanıtlaSil
  2. Baya kalabalıkmış organizasyon.Barış Özcan'la ilgili azmin de hoşuma gitti :) Tebrikler :))

    YanıtlaSil
    Yanıtlar
    1. abla bir hafta broşür dağıttık sosyal medyayı yıktık resmen :D ama değdi

      Sil
  3. Resimlerle detaylı bir anlatım olmuş...

    YanıtlaSil
  4. Dışardan çok kolay gibi gözüküyor bu tür organizasyonlar. Fakat işin içine girince zorluğu anlaşılıyor :)

    YanıtlaSil
    Yanıtlar
    1. Hiç sormayın ya insanların olduğu her yer zor açıkçası :(

      Sil
  5. heeey hadi işallah hep böyle şeyler yaaaap kim tutar seniiiii :)

    YanıtlaSil
  6. Etkinliği başarıyla atlatmana sevindim. Eee artık daha çok görürüz seni herhalde :-)

    YanıtlaSil

My Instagram